Pasākuma plānošana sākas ar precīzu viesu skaita noteikšanu un skaidru izpratni par to, kāda veida pasākums tiek organizēts. Vakariņām pie galdiem nepieciešami vieni risinājumi, bet konferencei, kokteilim vai svinībām ar deju grīdu – citi. Pareizi izvēlēti banketa mēbeles palīdz izvairīties no saspiestības, nodrošina ērtu pārvietošanos un ļauj racionāli izmantot pieejamo zāles vai āra telpu.
Vispirms novērtējiet pasākuma formātu
Viesu skaits ir galvenais orientieris, taču tas neatbild uz visiem jautājumiem. Ir jāzina, vai cilvēki visu laiku sēdēs pie galdiem, vai daļa pasākuma norisināsies stāvot. Piemēram, oficiālai vakariņām ir nepieciešams plānot vietu katram viesim, bet bufetes laikā var pietikt ar mazāku sēdvietu skaitu. Ja pasākums ir kāzas, jubileja vai uzņēmuma vakariņas, parasti tiek rēķināta viena sēdvieta katram dalībniekam. Konferencēs vai semināros banketa krēsli var tikt izvietoti rindās, tāpēc galdu ir nepieciešams mazāk vai tie vispār nav vajadzīgi. Savukārt svinībās ar ēdināšanu ir svarīgi paredzēt ne tikai galdu un krēslu skaitu, bet arī vietu ejām, apkalpošanai un iespējamai skatuvei.
Krēslu skaita aprēķināšana atbilstoši viesu skaitam
Vienkāršākais noteikums – viens krēsls vienam viesim. Tomēr praksē ir vērts paredzēt 5–10 procentu rezervi, it īpaši, ja viesu saraksts vēl var mainīties. Ja plānots 50 viesu, drošāk ir nodrošināt vismaz 53–55 krēslus. Ja pasākumā piedalīsies 100 cilvēki, ir lietderīgi sagatavot 105–110 krēslus. Rezerves krēsli noder ne tikai tad, ja ierodas papildu viesi. Tie var būt nepieciešami māksliniekiem, pasākuma vadītājam, personālam, bērnu zonai vai atpūtas stūrītim. Tāpat ir vērts apsvērt, vai visi krēsli tiks izmantoti vienā vietā. Dažreiz daļa no tiem ir jānovieto pie galvenajiem galdiem, daļa – uzgaidāmajā telpā, terasē vai pie reģistrācijas galda.
Galdu skaits un sēdvietu izkārtojums
Banketu galdi parasti tiek skaitīti atkarībā no to formas un izmēra. Pie apaļas galda ar diametru 150–180 cm parasti ērti sēž 8–10 cilvēki. Pie taisnstūra galda, kura garums ir 180 cm, bieži vien var sēdēt 6 cilvēki, bet pie garāka galda (240 cm) – apmēram 8 cilvēki, atkarībā no krēslu platuma un servēšanas veida. Ja pasākumā piedalās 40 viesi, var būt nepieciešami 4–5 apaļi galdi vai 6–7 taisnstūra galdi. Pasākumam ar 80 viesiem bieži tiek plānoti apmēram 8–10 apaļi galdi vai 10–14 taisnstūra galdi. Pasākumam ar 120 viesiem būtu nepieciešami aptuveni 12–15 apaļi galdi, taču precīzs skaits ir atkarīgs no izvēlētā izkārtojuma.
Telpa ejām un apkalpošanai
Bieži pieļautā kļūda ir aprēķināt tikai mēbeļu skaitu, neatstājot pietiekami daudz vietas pārvietošanās vajadzībām. Starp galdiem jāpaliek ērtiem gaiteņiem viesiem un apkalpojošajam personālam. Ja ēdienu nesīs pie galdiem, telpas vajag vairāk nekā pašapkalpošanās vai bufetes gadījumā. Ap katru galdu ir jāatstāj vieta, lai varētu atvilkt krēslus. Tāpat ir svarīgi ieplānot ieejas, izejas, tualetes virzienu, skatuves vai deju laukuma atrašanās vietu. Pat ja mēbeļu ir pietiekami daudz, to nepareizs izvietojums var radīt sastrēgumus un samazināt pasākuma komfortu.
Īsa plānošanas pamācība
Nelielam pasākumam ar 20–30 viesiem parasti pietiek ar 20–30 krēsliem, vairākiem taisnstūra vai 3 apaļiem galdiem. Pasākumam ar 50 viesiem vajadzētu apmēram 55 krēslus un 5–7 galdus, atkarībā no to izmēra. Pasākumam ar 100 viesiem ir vērts plānot apmēram 105–110 krēslus un 10–13 galdus. Precīzāko rezultātu iegūst tad, ja mēbeļu skaits tiek saskaņots ar telpas plānu. Pirms pasūtīšanas ir vērts uzzināt zāles izmērus, izvēlēties sēdvietu izkārtojumu un novērtēt papildu zonas: ēdiena galdus, dāvanu novietošanas vietu, bāru, skatuvi vai deju grīdu.
